Vos données dans Velio

Qui contacter

Velio est édité par Zenpo Studio, 58 rue de Monceau, 75008 Paris. Pour toute question sur vos données ou l’exercice de vos droits : support@heyvelio.com.

L’éditeur gère les données nécessaires à votre compte et à la sécurité du service. Si une entreprise utilise Velio pour traiter ses emails, les rôles et instructions de traitement doivent être définis dans un accord adapté avec elle.

Les données utilisées

• Votre compte : identité et adresse email Google, boîtes connectées, nom d’entreprise et réglages de signature.
• Votre messagerie : identifiants des messages, expéditeurs, destinataires, objets, dates, extraits et contenus nécessaires aux actions demandées.
• Votre organisation : classements, analyses et priorités proposés par l’IA, tâches, brouillons, préférences de rédaction et suivi des envois.
• Le fonctionnement du service : sessions, autorisations Gmail, tentatives de connexion, compteurs d’usage et erreurs techniques nécessaires à la sécurité et à l’exploitation.

La fonction d’apprentissage du style utilise des exemples de messages envoyés lorsque vous la demandez. Le tri ne réalise pas d’analyse documentaire des pièces jointes ; leurs noms peuvent être transmis. Leur contenu peut être récupéré pour l’affichage d’images intégrées ou un transfert confirmé.

Pourquoi ces données sont traitées

L’identité Google sert à vous authentifier. L’accès Gmail permet d’afficher et de classer vos messages, de préparer les brouillons et d’exécuter les actions que vous demandez. Les réglages servent à adapter les propositions. Les sessions, contrôles d’accès et compteurs protègent les comptes et limitent les abus.

Pour les données de votre compte, ces traitements répondent à votre demande d’accès au service et à son exécution ; la prévention des accès non autorisés et des abus répond à l’intérêt légitime de sécuriser le service. Les obligations applicables aux emails que vous traitez pour une entreprise doivent être déterminées avec celle-ci. L’autorisation OAuth Google est une permission technique d’accès ; elle ne remplace pas cette analyse.

Google, les fournisseurs IA et les autres destinataires

Google fournit l’authentification et l’API Gmail. Les permissions demandées permettent de lire, envoyer et modifier des messages. Velio utilise ces accès pour les fonctions visibles de l’application ; les envois nécessitent votre confirmation.

Le moteur de tri choisi par l’opérateur, Mistral ou DeepSeek, reçoit le contenu nécessaire au classement. Le moteur actif est indiqué dans Mon compte. La préparation de réponses et l’assistance IA utilisent Mistral. Pour Mistral, l’entraînement à partir des nouvelles requêtes API et les modèles Labs ont été désactivés dans l’organisation utilisée pour Velio. Cette exclusion de l’entraînement n’implique pas une absence de conservation par le fournisseur et ne constitue pas une garantie applicable à DeepSeek. Les garanties de traitement et de transfert propres à DeepSeek restent à valider avant son utilisation lors de l’ouverture publique.

Velio n’utilise pas les données Gmail pour entraîner des modèles d’IA généralistes ni pour cibler de la publicité. Leur usage est destiné aux fonctions d’assistance demandées. Les exigences applicables sont décrites dans les règles Google Workspace, dont Limited Use.

L’application est déployée via Sites sur une infrastructure Cloudflare Workers et D1. Stripe est utilisé pour le parcours de facturation en environnement de test ; les références de client et d’abonnement sont conservées dans Velio, les données de carte sont saisies chez Stripe. L’accès opérationnel aux données doit être limité aux personnes habilitées.

La chaîne contractuelle d’hébergement, les lieux de traitement, les garanties des éventuels transferts internationaux et, s’il est requis, le représentant dans l’Union européenne doivent encore être confirmés. Vous pouvez demander l’état de ces vérifications au support avant de connecter une boîte.

Demandes de rendez-vous

Lorsque vous envoyez le formulaire de rendez-vous, vos nom, prénom, coordonnées, entreprise, messagerie et message servent à traiter votre demande et à convenir d’un échange. Aucun compte Velio ni accès à votre boîte mail n’est nécessaire. Ces informations sont transmises par email à contact@heyvelio.com via Resend, le prestataire d’envoi du formulaire, et ne sont pas transmises à un modèle d’IA. Un email de confirmation est également envoyé à l’adresse que vous renseignez.

Le contenu du formulaire n’est pas enregistré dans la base de données de Velio. Des identifiants, empreintes techniques et compteurs servent à limiter les abus et les envois en double. Les compteurs expirés et les traces d’envoi de plus de trente jours sont purgés au fil des nouvelles demandes. Cette purge ne supprime pas les emails reçus ni les copies conservées par le prestataire d’envoi ; leurs durées de conservation restent à documenter. Pour une question ou une demande de suppression liée au formulaire, écrivez à contact@heyvelio.com.

Dictée vocale

Le micro s’active uniquement lorsque vous cliquez sur le bouton de dictée et autorisez son accès. L’enregistrement, limité à une minute, est transmis à Mistral pour être converti en texte lorsque vous terminez la dictée. Velio ne conserve pas le fichier audio dans sa base ni dans son stockage de fichiers. Le texte est ajouté au champ de message ; vous pouvez le modifier avant de l’envoyer. Les conditions de conservation chez le fournisseur IA décrites ci-dessus s’appliquent également à la dictée.

Smart Scan et nettoyage

Smart Scan examine les métadonnées des messages reçus, y compris les archives et spams, sans les transmettre à un fournisseur d’IA. Velio conserve les bilans, identifiants, expéditeurs, objets, dates, catégories et protections détectées, ainsi que l’historique des actions. Ces informations sont incluses dans l’export et la suppression de votre compte.

Après votre confirmation, le nettoyage place les emails sélectionnés dans la corbeille Gmail ; aucun effacement définitif n’est demandé. La restauration reste possible tant que Gmail conserve ces messages. Pour vous désabonner, vous ouvrez le lien dans votre navigateur et suivez les instructions de l’expéditeur. Velio ne réalise pas cette démarche à votre place.

Conservation et suppression

Les données de travail enregistrées dans Velio sont conservées pour permettre de retrouver vos tâches, analyses et brouillons. Velio n’applique pas de purge générale automatique après une durée d’inactivité. Une session applicative expire après sept jours ; une tentative de connexion Google expire après dix minutes. L’expiration d’un accès ne supprime pas les données de travail.

Retirer une boîte coupe sa connexion tout en conservant les analyses et brouillons. La suppression complète du compte depuis Mon compte efface les données applicatives associées dans la base active et invalide les sessions, après vérification de votre identité. Elle peut être bloquée temporairement par une opération en cours ou un abonnement qui doit d’abord être résilié.

Un identifiant interne de fermeture et sa date sont conservés pour empêcher des opérations tardives de recréer les données supprimées. Les compteurs techniques globaux, sans lien avec votre compte, sont conservés séparément.

Vos messages restent dans Gmail. Retirez également l’autorisation Velio dans les connexions de votre compte Google. Les durées de conservation des sauvegardes, journaux et requêtes chez les prestataires restent à documenter ; cette version ne promet pas leur effacement immédiat. Les demandes concernant ces copies sont traitées avec le support.

Cookies, images et sécurité

Velio utilise les cookies nécessaires à la connexion et à la session. Les jetons d’accès Gmail sont chiffrés côté serveur et les sessions utilisent des identifiants opaques. Cela ne constitue pas un chiffrement de bout en bout du contenu des emails.

Les logos professionnels peuvent être chargés auprès du service de favicons Google à partir du domaine de l’expéditeur. La mise en page originale d’un email peut charger des images distantes en HTTPS : leurs serveurs peuvent alors recevoir des informations de connexion, notamment votre adresse IP. Pour limiter ces chargements, utilisez la lecture en texte simple. Les scripts et formulaires des emails sont bloqués.

Vos droits et les moyens d’agir

Selon les conditions applicables, vous pouvez demander l’accès, la rectification, l’effacement, la limitation ou la portabilité de vos données, et vous opposer à certains traitements. Mon compte propose l’export des données enregistrées par Velio ; ce fichier ne remplace pas un export de votre boîte Gmail complète.

Écrivez au support depuis l’adresse liée à votre compte, en précisant votre demande. Une vérification proportionnée de l’identité peut être nécessaire. Vous pouvez également déposer une réclamation auprès de la CNIL. Les droits prévus par le RGPD décrivent leurs conditions d’exercice.